Hausverwaltung Usedom

Stefan Trotzky

Unternehmensvorstellung und Leistungen

  • Ausbildung zum Zimmerer, viele Jahre im Handwerk tätig (sehr viel Erfahrung in allen Bereichen des Bauhandwerks)
  • Hohes technisches Verständnis der Installationen im Bereich Immobilien z.B. Heizung, Sanitär, Elektro
  • Umfangreiche Ausbildung zum Immobilienkaufmann
  • Individuelle Betreuung, hohe Flexibilität durch kaufmännische, technische und organisatorische Verwaltung
  • Direkte Nähe zu den Objekten
  • Regelmäßige Begehung (Kontrolle des Instandhaltungsbedarfs, der Verkehrssicherheit, der Dienstleister)
  • Objektkontrolle nach Unwetter auf Schäden, ggf. schnelle Sofortmaßnahmen
  • Sehr gut erreichbar per Telefon, per E-Mail oder persönlich (bei Bedarf auch außerhalb der Bürozeiten)
  • Kurzfristiger Termin vor Ort oder im Büro
  • Korrekter Umgang mit allen Beteiligten steht im Vordergrund
  • Umfangreiches Netzwerk an Handwerkern und Dienstleistern
  • Hohe Transparenz gegenüber den Eigentümern z.B. Benachrichtigungen über den Stand von Instandhaltungsarbeiten oder Umsetzung von Beschlüssen mit
  • Zugang zum Infoportal
  • Objektbuchhaltung – ordnungsgemäßer Buchführung mit spezieller Hausverwaltersoftware
  • Regelmäßige Überprüfung bestehender Verträge, ggfs. optimieren und anpassen evtl. Dienstleistungs-, Versorgungs-, Wartungs- oder Versicherungsverträge
  • Regelmäßige Weiterbildungen

Kaufmännische Verwaltung

  • Einrichtung eines Verwaltungskontos auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft bei örtlichen Kreditinstituten
  • Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs (Lastschrifteinzüge und Überweisungen)
  • Buchhaltung nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip, mit den im WEG erlaubten Abgrenzungen bei Heiz- und Wasserkostenabrechnungen, wenn diese durch Zähler erfasst werden
  • Kontrolle der regelmäßigen und fristgemäßen Hausgeldeingänge
  • Zeitnahes Mahnen rückständiger Hausgelder
  • Erledigung gerichtlicher Mahn- und Klageverfahren
  • Abwicklung von Versicherungsschäden unter Berücksichtigung von Sonder- und Gemeinschaftseigentum
  • Verwahrung der gemeinschaftlichen Gelder und zinsbringende Anlage der Erhaltungsrücklage
  • Eingabe der Daten bei Ablesediensten zur Erstellung der jährlichen Heizkostenabrechnung
  • Wohngeldabrechnung
  • Erstellung der Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne
  • Vorbereitung und Durchführung der ordentlichen bzw. außerordentlichen Eigentümerversammlung
  • Anpassung der Versicherungsverträge
  • Abschluss und Überwachung aller vertraglich geregelter Leistungen und Gegenstände (Hausmeister- Service, Winterdienst, Wartungen, Instandsetzungen, etc.)

Technische Verwaltung

  • Erstellung eines Instandhaltungsplans, wenn nötig
  • Rechtzeitige Durchführung aller gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen, Prüfungen und Instandhaltungsmaßnahmen
  • Einholung von Angeboten
  • Auftragsvergabe an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Handwerker
  • Überwachung aller am Objekt geplanten und ausgeführten Arbeiten
  • Technische Inaugenscheinnahme und Beurteilung des gemeinschaftlichen Eigentums durch regelmäßige Objektbegehung
  • Prüfung aller abgerechneten Bauleistungen
  • Prüfung aller abgerechneten technischen Dienstleistungen
  • Beratung bei Modernisierungen auf den Stand der aktuellen Technik
  • Einleitung von Notmaßnahmen zur Verhinderung von Folgeschäden
  • Persönliche Betreuung
  • Korrespondenz mit Eigentümern, Versorgern, Behörden, etc.
  • Sehr gute Erreichbarkeit
  • Direkter Ansprechpartner in näherer Umgebung
  • Umfassende Beratung bei Fragen hinsichtlich Ihres Wohnungseigentums
  • Regelmäßiger Kontakt mit dem Verwaltungsbeirat
  • Information an alle Eigentümer bei unvorhergesehenen Ereignissen
  • Überwachung der Hausordnung und Rügen bei Missachtung
  • Unterstützung bei Wohnungsverkauf bzw. bei Vermietung des Sondereigentums

Weitere Leistungen können individuell vereinbart werden.

Kaufmännische Verwaltung

  • Abschluss und Kündigung von Mietverträgen
  • Abnahme und Übergabe der Mieteinheiten
  • Mietinkasso und Geltendmachung aller Ansprüche
  • Überwachung des monatlichen Mieteingangs
  • Durchführung des laufenden außergerichtlichen und gerichtlichen Mahnwesens
  • Verwaltung der Mietkaution
  • Überprüfung von Mieterhöhungsmöglichkeiten
  • Geltendmachung vertraglich vereinbarter Mieterhöhung, soweit sich der Erhöhungsbeitrag unmittelbar aus dem Mietvertrag ergibt
  • Ermittlung der Heiz- und Warmwasserkosten nach der Heizkostenverordnung für den Wärmedienst
  • Abrechnung sämtlicher Betriebskosten mit den Mietern
  • Gesamter mündlicher und schriftlicher Verkehr mit den Mietern
  • Pünktliche Bezahlung aller das Sondereigentum betreffenden Bewirtschaftungskosten und Annuitäten nach vorheriger Prüfung
  • Gesamter Verkehr mit den Behörden, soweit es die laufende Verwaltung des Sondereigentums betrifft
  • Erfassung der Zahlungsvorgänge
  • Führen von SEV-Konten bei örtlichen Kreditinstituten
  • Erstellung monatlicher/quartalsmäßiger Abrechnungen für den Eigentümer
  • Erstellung einer Jahresabrechnung mit Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben

Technische Verwaltung

  • Abschluss von Wartungsverträgen
  • Laufende Überwachung des baulichen Zustandes
  • Vergabe und Überwachung aller notwendigen Reparatur- und Wartungsarbeiten
  • Planung und Überwachung Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen

Weitere Leistungen können individuell vereinbart werden.

Kaufmännische Verwaltung

  • Erfassung aller Stammdaten zum Objekt
  • Erfassung aller Stammdaten zu den Mietern
  • Sicherstellung vereinbarter Mietsicherheiten
  • Alle Vertragsabwicklungen mit den Mietern
  • Eingangskontrolle der Mietzahlungen und Nebenkosten
  • Organisation des außergerichtlichen Mahnverfahrens mit Erstellung eines Mahnbescheids
  • Überprüfung von Mieterhöhungsmöglichkeiten
  • Erstellung, Abrechnung aller Ein- und Ausgabenvorgänge
  • Erstellung der Nebenkostenabrechnung und Einziehung evtl. Nachforderungen sowie ggf. Vorschlag zur Anpassung der Vorausleistung
  • Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs
  • Abschluss und Kündigung von Mietverträgen, Neuvermietung einschließlich Mietersuche sowie Regelung sämtlicher Angelegenheiten mit den Mietern
  • Abnahme und Übergabe der vermieteten Einheiten bei Mieterwechsel
  • Überwachung des Versicherungsschutzes für das Objekt, Regulierung eventueller Schadensfälle
  • Vertretung des Auftraggebers im Zusammenhang mit dem Objekt gegenüber allen Behörden
  • Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen sowie Ausübung von Zurückbehaltungsrechten
  • Überprüfung aller Betriebs- und Bewirtschaftungskosten und deren Überwachung
  • Verwaltung von Hausakten und Belegen
  • Verwaltung von Mietsicherheiten

Technische Verwaltung

  • Laufende Überwachung des baulichen Zustandes
  • Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Heizungs-, Sanitär- und sonstigen Anlagen des Objekts einschließlich des Abschlusses und der Kündigung von Liefer- und Wartungsverträgen
  • Vergabe der für die laufende Instandhaltung, Instandsetzung und Reparatur des Objekts erforderlichen Arbeiten
  • Abschluss und Kündigung von Hausmeisterverträgen sowie von Verträgen mit sonstigen Hilfskräften (z.B. für Haus-, Straßen- und Gehwegreinigung, Außenanlagen) – Überwachung und Kontrolle der Tätigkeit der vorgenannten Personen in Bezug auf das Objekt
  • Information des Auftraggebers über alle wichtigen und/oder ungewöhnlichen Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Objekt.
  • Überwachung der Hausordnung und Rügen bei Missachtung

Weitere Leistungen können individuell vereinbart werden.

  • Abwicklung der gesamten Buchhaltung
  • Monatliche oder vierteljährliche Berichterstattung in Form einer Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung
  • Jährliche Erstellung einer Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung
  • Jährliche Budgetplanung
  • Überwachung von Wartungsintervallen
  • Abwicklung sämtlicher Kommunikation mit Mietern, Behörden oder Dritten
  • Erstellung der Nebenkostenabrechnung
  • Regelmäßige Überwachung der Zahlungseingänge
  • Durchführung des Mahn- und Klagewesens
  • Regelmäßige Objektbegehungen
  • Unterstützung bei der Neuvermietung
  • Laufende Überprüfung und Optimierung von Versorgungs-, Dienstleistungs-, Wartungsverträgen
  • Beauftragung von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Durchführung von Mieterhöhungen
  • Planung und Durchführung von Modernisierungen
  • Abwicklung von Versicherungsschäden

Weitere Leistungen können individuell vereinbart werden.

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